Mẫu phiếu vận chuyển hàng hóa – Tổng hợp các mẫu phiếu vận chuyển chuẩn theo quy định mới nhất

Trong ngành vận chuyển hàng hóa nói chung và dịch vụ vận chuyển Hà Nội – Sài Gòn nói riêng, phiếu vận chuyển đóng vai trò quan trọng như một loại chứng từ pháp lý bảo vệ quyền lợi các bên liên quan. Bài viết này sẽ tổng hợp các mẫu phiếu vận chuyển hàng hóa chuẩn theo quy định mới nhất, giúp doanh nghiệp và cá nhân hiểu rõ và sử dụng đúng cách.

Phiếu vận chuyển hàng hóa là gì?

Phiếu vận chuyển hàng hóa (còn gọi là vận đơn hoặc bill of lading) là chứng từ xác nhận việc giao nhận hàng hóa giữa người gửi hàng và đơn vị vận chuyển. Đây là tài liệu pháp lý quan trọng trong quá trình vận chuyển, đặc biệt trong các tuyến vận tải liên tỉnh như vận chuyển Sài Gòn – Hà Nội.

“Phiếu vận chuyển không chỉ là chứng từ pháp lý mà còn là công cụ quản lý hiệu quả trong quy trình logistics, giúp theo dõi hành trình hàng hóa từ điểm xuất phát đến điểm đích.”

Tầm quan trọng của phiếu vận chuyển hàng hóa

Tại sao phiếu vận chuyển lại quan trọng trong hoạt động ngành nghề vận chuyển?

• Là bằng chứng pháp lý về việc giao nhận hàng hóa
• Xác định rõ trách nhiệm của mỗi bên trong quá trình vận chuyển
• Làm cơ sở để giải quyết các tranh chấp phát sinh (nếu có)
• Hỗ trợ công tác quản lý và theo dõi hàng hóa
• Là chứng từ cần thiết cho các thủ tục kế toán và thuế

Các loại phiếu vận chuyển hàng hóa phổ biến

Tùy theo phương thức vận tải và nhu cầu sử dụng, phiếu vận chuyển được chia thành nhiều loại khác nhau:

1. Phiếu vận chuyển đường bộ

Áp dụng cho các dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng ô tô, phiếu vận chuyển đường bộ thường bao gồm các thông tin cơ bản như:

• Thông tin người gửi và người nhận hàng
• Mô tả chi tiết về hàng hóa (số lượng, trọng lượng, kích thước)
• Địa điểm nhận và giao hàng
• Cước phí vận chuyển và hình thức thanh toán
• Thời gian dự kiến giao hàng
• Chữ ký xác nhận của các bên liên quan

2. Phiếu vận chuyển đường sắt

Khi sử dụng vận chuyển hàng hóa bằng tàu hỏa, phiếu vận chuyển đường sắt sẽ có một số đặc thù riêng như:

• Thông tin về toa tàu, chuyến tàu
• Mã vận đơn đường sắt
• Quy định về đóng gói và bảo quản hàng hóa
• Các điều khoản về trách nhiệm bồi thường

3. Vận đơn đường biển (Bill of Lading)

Đây là loại phiếu vận chuyển quan trọng trong vận chuyển hàng hóa bằng đường biển, thường có 3 dạng chính:

1. Vận đơn suôn (Clean B/L): Chứng nhận hàng hóa không có khiếm khuyết khi nhận
2. Vận đơn ghi chú (Claused B/L): Có ghi chú về tình trạng hàng hóa khi nhận
3. Vận đơn đã xếp hàng lên tàu (Shipped on Board B/L): Xác nhận hàng đã được xếp lên tàu

4. Vận đơn hàng không (Airway Bill)

Sử dụng trong vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không, loại phiếu này thường có đặc điểm:

• Cấu trúc theo tiêu chuẩn quốc tế IATA
• Thông tin về chuyến bay, hãng hàng không
• Quy định về hàng hóa nguy hiểm
• Không có tính chất chuyển nhượng như vận đơn đường biển

Mẫu phiếu vận chuyển hàng hóa nội địa chuẩn

Đối với các dịch vụ vận chuyển hàng hóa nội địa như tuyến Hà Nội – Sài Gòn, phiếu vận chuyển cần tuân thủ các quy định của Bộ Tài chính và Bộ Giao thông Vận tải. Dưới đây là các thông tin bắt buộc trong một mẫu phiếu chuẩn:

Thông tin cần có trong phiếu vận chuyển nội địa

1. Thông tin đơn vị vận chuyển: Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế
2. Thông tin khách hàng: Tên, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế (nếu có)
3. Thông tin hàng hóa: Mô tả, số lượng, trọng lượng, kích thước, giá trị khai báo
4. Thông tin vận chuyển: Điểm đi, điểm đến, ngày nhận hàng, ngày giao hàng dự kiến
5. Cước phí: Cước vận chuyển chính, phụ phí (nếu có), tổng cước, thuế VAT
6. Thông tin thanh toán: Phương thức thanh toán, người chịu cước
7. Chữ ký xác nhận: Của người gửi, người nhận và đại diện đơn vị vận chuyển

Quy định mới nhất về phiếu vận chuyển hàng hóa

Theo Thông tư số 39/2022/TT-BTC của Bộ Tài chính và các quy định liên quan của Bộ Giao thông Vận tải, phiếu vận chuyển cần tuân thủ một số quy định mới:

• Phải thể hiện đầy đủ thông tin về nguồn gốc hàng hóa
• Bắt buộc có mã số định danh của phiếu để thuận tiện cho việc tra cứu
• Quy định rõ về trách nhiệm bồi thường trong trường hợp hàng hóa bị hư hỏng, thất lạc
• Nếu sử dụng phiếu điện tử, cần đảm bảo các yêu cầu về chữ ký điện tử và hệ thống lưu trữ an toàn

Hướng dẫn điền phiếu vận chuyển hàng hóa đúng cách

Để tránh những sai sót không đáng có khi sử dụng dịch vụ vận chuyển hàng hóa, bạn nên tuân thủ những nguyên tắc sau khi điền phiếu vận chuyển:

1. Kiểm tra kỹ thông tin trước khi điền, đặc biệt là địa chỉ nhận hàng
2. Mô tả chi tiết và chính xác về hàng hóa (không khai báo thiếu hoặc sai lệch)
3. Ghi rõ yêu cầu đặc biệt (nếu có) như “Hàng dễ vỡ”, “Giữ khô”…
4. Kiểm tra lại toàn bộ phiếu sau khi điền xong và trước khi ký xác nhận
5. Lưu giữ bản sao của phiếu vận chuyển để đối chiếu khi cần

Lưu ý quan trọng khi sử dụng phiếu vận chuyển

Khi sử dụng dịch vụ vận chuyển Hà Nội – Sài Gòn hoặc các tuyến vận chuyển khác, cần chú ý những điểm sau:

• Đọc kỹ điều khoản và điều kiện vận chuyển trước khi ký phiếu
• Chỉ ký nhận khi đã kiểm tra kỹ hàng hóa và số lượng đúng
• Ghi rõ tình trạng hàng hóa nếu phát hiện bất thường khi nhận hàng
• Hiểu rõ trách nhiệm của các bên trong trường hợp phát sinh vấn đề
• Lưu trữ phiếu vận chuyển ít nhất 2 năm theo quy định kế toán

Kết luận

Phiếu vận chuyển hàng hóa là chứng từ quan trọng không thể thiếu trong hoạt động vận tải. Việc hiểu rõ và sử dụng đúng các mẫu phiếu vận chuyển chuẩn sẽ giúp quá trình giao nhận hàng hóa diễn ra suôn sẻ, đồng thời bảo vệ quyền lợi của tất cả các bên liên quan.

Nếu bạn cần thêm thông tin về các dịch vụ vận chuyển hoặc tư vấn vận chuyển, đừng ngần ngại liên hệ với Nguyễn Kiên Phát Logistics – đơn vị chuyên nghiệp trong lĩnh vực vận tải hàng hóa tuyến Bắc – Nam.

Liên hệ ngay: 0929.068.789 hoặc 0707.313.999 để được tư vấn và báo giá cụ thể cho nhu cầu vận chuyển của bạn!